دورة تدريبية في إدارة المؤسسات غير الحكومية

سم الله الرحمن الرحيم

المواد الأساسية للتنظيم الإداري
مقدمة
1. أهداف مؤسسات العمل الخيري
2. تصنيف مؤسسات العمل الأهلي من حيث نشاطها
3. خصوصيات إدارة مؤسسات العمل الخيري
4. مفهوم الإدارة
5. العملية الإدارية
‌أ. التمويل

‌ب. الوظائف الإدارية

‌ج. التخطيط

‌د. التأسيس أو التنظيم

‌ه. التوجيه

‌و. السيطرة

المهارات الإدارية

‌أ. تحليل المهارات
‌ب. حل المشاكل
‌ج. اتخاذ القرارات
‌د. مشاركة المهارات مع الآخرين
· المشاركة
· الاجتماعات
·كتابة التقارير
‌ه. التأثير على المهارات
· القيادة
· الحث والتشجيع
·التفويض
إدارة الأخرين

‌أ. اختيار الناس
‌ب. التقييم
‌ج. التدريب
‌د. تشكيل فريق عمل
‌ه. المشورة
.فهم تصرفات الناس

6. خلاصة عامة

لمواد الأساسية للتنظيم الإداري


مقدمة


فكرة العمل الاجتماعي والخيري فكرة متأصلة في مجتمعاتنا الملتزمة أساساً بالقيم الدينية، انطلاقاً من بروز مجموعة من العادات الحميدة تترجم الخلفية الدينية لروادها، وتركز أنشطتها في مد يد المساعدة والعون للمحتاج واليتيم والفقيد وابن السبيل.
وتركز خلال فترة طويلة بما عرف بنظام الوقف حيث يقوم فرد أو مجموعة من الأفراد بحبس مبلغ من المال أو عدد من العقارات في سبيل أمر معين، ويتولى الإشراف على تنفيذ أعماله ناظر للموقف ويساهم بالتخطيط له ومراقبة تنفيذ اعمال متول عليه.
وقد تطور هذا المفهوم بتطور العصر وحاجات أفراد المجتمع في مختلف الميادين وارتبط هذا التطور بشكل وثيق بفكرة تأدية الخدمة الاجتماعية والتربوية للمجتمع ككل أو لشرائح محددة متحول بذلك النشاط الخيري والاجتماعي من الخدمة الفردية إلى خدمة الاجتماعية العامة.
وأصبح المجتمع المدني أو المنظمات غير الحكومية تشكيل ركيزة أساسية في تأمين السلم الأهلي والاجتماعي بل حتى الاقتصادي في كيان الدولة الحديثة. وبذلك تحددت أهداف مؤسسات العمل الأهلي ولم تعد مطلقة.

أهداف مؤسسات العمل الخيري

بناء على ما تقدم لم تعد المؤسسة الاجتماعية والخيرية تلك التي ينحصر هدفها في سد حاجات معينة وطارئة لأفراد أو لجماعات (وإن كان هذا الحال لا يزال عند بعضها)، بل أصبح الهدف من مؤسسات العمل الأهلي (كما أحب أن أسميها) يرتكز على تأمين وظيفة اجتماعية عامة وثابتة.
ولم يعد دور المؤسسات فقط تقديم خدمات رعائية للأيتام وتعليم الفقراء وتوفير الإعانات المادية بل تطور ذلك ليتطرق إلى البنية التنموية لإفراد تلك الأسر عبر تقديم المعونة المستدامة سواء في التدريب الحرفي أو المهني .. أو في تقديم جزء من المال على سبيل القرض أو المرابحة.
لنبلغ المرحلة المؤسساتية الخيرية بإنشاء تجمعات خيرية خيرية تستخدم عدداً من الاختصاصيين (مراكز انتاج اقتصادية) يعود ريع تلك الأعمال لصالح العمل الخيري الأساسي (الرعائي – الخدماتي – التربوي).
وبذلك خرجت من نطاق الخدمات الإنسانية المتفرقة إلى نطاق الخدمات الإنسانية والاجتماعية المتخصصة، وأصبحت كل مؤسسة أهلية تنتقي ميداناً خاصاً بها، توجه إليه جهدها، ووفقاً لامكانياتها المادية والفنية تغطي ما يرتبط بهذا الميدان من خدمات وأعمال، وقد نرى بعض المؤسسات لحظت أكثر من ميدان مرتبط بالمجتمع وجعلت لكل ميدان إدارة مستقلة فيما ترتبط تلك الإدارات فيما بينهما بما بات يوف بالإدارة المتضامنة أو المتكاملة.

صنيف مؤسسات العمل الأهلي من حيث نشاطها
نذكر من هذه التصنيفات على سبيل الإشارة لا الحصر:
1- الخدمات الصحية من علاج ورعاية عن طريق المستوصفات والمراكز الصحية إلى مستوى العمل الاستشفائي عند بعضها.
2- الخدمات التربوية والتعليمية من خلال المدارس في مختلف المراحل التعليمية وحتى الجامعية.
3- الخدمات التعاونية في جميع مجالات العمل التعاوني الاستهلاكي – الزراعي – المهني – السكني.
4- الرعاية الاجتماعية ايواء اليتامى المشردين زالمسنين الذين لا مأوى لهم أو كفاية اليتيم في أسرته ورعاية الأسر المتعففة، وتقديم مختلف أنواع الخدمات لهم (صحية – تربوية – مادية – توجيهية – أنشطة وسواها ..)
5- رعاية الشباب بإنشاء الأندية الرياضية والهيئات الكشفية وغيرها الهادفة إلى توفير مناخ اجتماعي ملائم لتحصين الشباب وتطوير مهاراته.
6- الدورات التدريبية والتأهيلية في العديد من الميادين: المهني – الكمبيوتر – المهارات الفنية ..
7- صناديق التنمية أو القروض الحسنة لتطوير امكانيات الأفراد في المجتمع.
8- التوجيه الثقافي والعلمي في مختلف المجالات العلمية والثقافية (مسارح – معارض كتب – محاضرات ...)
9- رعاية المعاقين والسعي لتأهيلهم الانخراط والمشاركة في المجتمعات
10- الجمعيات التي تعنى بالبيئة...
11- الجمعيات التي ترعى تنظيم الأسرة...
هذه بعض المحاور الأساسية لميدان عمل المؤسسات الأهلية إضافة مجالات أخرى لا يمكن حصرها في هذه المداخلة والتي تتناول العديد من الجوانب الحياتية اليومية والمستقبلية...
فما هي خصوصيات إدارة مؤسسات العمل الخيري/الأهلي
لا بد من أجل تحقيق هذه الأهداف من إدارة فهي الضمان الوحيد لانجاز الواجبات والحصول على النتائج المتوخاة وفقاً لعملية منظمة.
والإدارة هي الوسيلة الفضلىلاتمام الواجبات بدلاً من التلكؤ في تأديتها وتأجيلها إلى وقت آخر والإدارة بمختلف مفاهيمها ومصطلحاتها، أكانت كما عرفها هنري فيول "بالتنبؤ والتخطيط والتنظيم واصدار الأوامر والتنسيق والرقابة....." أو كما قال عنها براون بأنها: "مجموع المجهودات لجميع أعضاء المؤسسة في سبيل الوصول إلى أهدافها".
فمهما اختلفت المفاهيم حول الإدارة فهي بالنهاية ضرورية لكل جهد جماعي.
وممارسة الإدارة في المؤسسات الخيرية لا الأهلية لا يختلف إطلاقاً عند ممارستها في سائر مؤسسات المجتمع، وذلك إن الأسس والقواعد العملية واحدة، والممارسات نفسها.
وتتضمن الإدارة مجموعة من الأعمال المتفاوتة، كوضع الخطط، تحديد الموارد، حل المشاكل اتخاذ القرارات والإشراف على تنفيذ الأعمال.
ومن هنا قد تبدو الإدارة – من الوهلة الأولى – شاقة كتسلق الجبال الشاهقة لكن ما أن يفهمها المرء وتصبح بغاية السهولة وتتحول الجبال المرتفعة إلى مجموعة هضاب تميلك الإنسان الوصول إليها كلما أراد ذلك.
وسوف أسعى في هذا الموضع إلى معالجة موضوع الإدارة مشدداً على المعلومات، المهارات، أو طريقة التصرف الصائبة التي تؤمن الفوز بالمرتبة الأولى.

لخصائص الذاتية لمؤسسات العمل الخيري.
ذلك أن طبيعة عمل مؤسسات العمل الخيري وأهدافها البعيدة أو الخلفية الفكرية التي تنطلق منها وبحالات أنشطتها، تفرض حتماً تميزها ببعض الخصائص في مجالات عديدة منها:
1. أن لها رسالة واضحة المعالم للجميع وهي المحور الأساسي لالتزام أعضائها وموظفيها بمختلف الفئات والمستويات وهي توضح الغايات والقيم النهائية التي توجه ممارساتها وسلوك القائمين عليها.
2. ان الغايات الرئيسية لهذه المؤسسات هي الخدمة والمساعدة الاجتماعية والانسانية، وهي المحرك الأساسي للنشاط وليس له اعتبار آخر.
3. تتميز علاقتها نع المحتمع بشفافية خاصة، وتفاعل الجماعات معها مرهون بما تقوم به من خدمات، والحكم على فاعليتها مرهون بمقارنة ما يتلقاه المجتمع من نوعية وكيفية الخدمات مع توقعاتهم وحاجاتهم.
4. إن نمو هذه المؤسسات من حيث الحجم ومن حيث النشاط مرهون غلى حد كبير بالظروف الاقتصادية والاجتماعية والحركة المالية.
5. إن علاقات هذه المؤسسات مع بعضها البعض تنطلق من مبدأ التنسيق والتكامل وليس التنافس.
6. عموماً تميل تلك المؤسسات في ممارسة نشاطها إلى التخصص وإن كان هناك بعض الاستثناءات التي تعرفها الجمعيات كبيرة الحجم.
7. معظم هذه المؤسسات هي من المؤسسات صغيرة الحجم من حيث عدد أعضائها والعاملين فيها وهذا يؤثر كثيراً على درجة فعاليتها.
8. إن المعيار الأساسي في عملية اختيار العاملين فيها هو في مدى التزامهم برسالة المؤسسة وقيمتها، فولاء العاملين هو الدافع الأساسي للأداء دون اهمال الدواقع الأخرى.
9. إن العنصر البشري هو المعول عليه بل هو المحور الأساسي للنشاط وهو يتطلب ممارسة سياسات إدارية لجهة استقطاب العاملين وإدارتهم وتدريبهم وتحفيزهم لأن دوران العمل المرتفع بينهم هو عامل سلبي في تحقيق أهداف المؤسسة بفعالية أو لهذا الأمر أهمية مميزة في هذا النوع من المؤسسات.
10. اعتمادلعملية الإدارية

المفهوم (حاجتنا لها) ، الوظائف ، الأنشطة
والمهارات الإدارية.
مفهوم الإدارة:
ليس هناك من تصور محدد لماهية النشاط الإداري وحدوده ومضمونه، فالبعض يفهم الإدارة بأنها السلطة والقيادة، أو بمعنى آخر هذا المركز المرموق الذي تصدر عنه الأوامر والقرارات والفرمانات.
بينما يعرف فريدريك تايلور – رائد مدرسة الإدارة العملية – الإدارة بما يلي:
"فن الإدارة هو المعرفة الصحيحة لما تريد من الرجال أن يقوموا بعمله ثم رؤيتك اياهم يعملونه بأحسن طريقة وأرخصها".
أما بيتر دركر وهو من علماء الإدارة المعاصرين وصاحب نظرية الإدارة بالأهداف فيعرف الإدارة كما يلي:
"إن الإدارة عضو له وظائف متعددة وهي الذي يدير العمال والعمل".
وهناك من يعرفها عن طريق القيام بوظائفها من تنبؤ وتخطيط وتنظيم وإصدار أوامر وتنسيق ورقابة.
ويمكننا أن نلخص ما سبق فنقول
أن الإدارة هي فن التخطيط لنشاط يتعلق بحسن استعمال الموارد البشرية والمالية لتحقيق أهداف المؤسسة.

العملية الإدارية:
يعتبر المدير العنصر الفعال في المؤسسة والمسؤول الأول عن تحقيق أهدافها يعاونه فريق من الموارد والعاملين.
الأمر الذي يتطلب من القيم على إدارة المؤسسة عدة أمور منها :
1- تحديد الأهداف بدقة حرصاً على عدم تشويش الفكر وضياع الجهود.
2- ليست العشوائية بتنفيذ المهام، وترك القدر يلعب لعبته الوسيلة المثلى للحصول على النتائج الثابتة والناجحة.
3- من الخطأ الاعتبار أن طرح الأسئلة علامة ضعف أو غباء .. ومن هنا نسأل: كيف يتوقع أحدنا أن يعرف الآخرون أهدافه في طرح الأسئلة، لأننا باكتشاف الطريقة الأنسب لتأدية أعمالنا، تكشف عن أهدافنا الحقيقية.
4- ضرورة الانتظام ذلك أن غير المنتظم (أن يقوم بأمور كثيرة في نفس الوقت)، يؤدي إلى نتائج غير مرغوب فيها، إضافة إلى احباط العاملين معه، وبالتالي تراجع جهودهم ونذكر بعض العلامات الدالة على عدم الانتظام:
أ – إن الافتقار إلى نظام معين أو خطة عمل ما تسمح التنبؤ بالمستقبل يؤدي إلى الانشغال الدائم في محاولة تسوية المشاكل التي لم تكن في الحسبان.
ب – الاهمال أو المماطلة والتسويف في توفير المعلومات اللازمة للعاملين.
ج – العمل على أساس نظام يومي – أي كل يوم بيومه – يؤدي إلى ضياع الوقت في الأمور البسيطة، وعدم توفره لمعالجة الأمور المهمة، لذا لا بد من خطة شاملة وعامة يعمل بها.
5- القدرة على ملاحظة المشاكل القريبة والبعيدة وامتلاك معالجتها بالوسائل الناجعة.
6- معاملة الآخرين بطريقة جيدة وعم التوهم انه عندما نأمر شخصاً للقيام بعمل ما، يعني اتكبابه على هذا العمل، لذا ينبغي أن يشرف المدير على انجاز العمال البسيطة والمهمة، تماماً كما يشرف على تنفيذ الأعمال الكبيرة.
7- عدم التهرب من المسؤولية عندما لا تسير الأمور بالطريقة الصحيحية.
غاية النقطة هذه أن نقول:
إن غاية الإدارة هي تنفيذ المهام والحصول على نتائج ناجحة. هذه المؤسسات على العنصر التطوعي للاستفادة من الخبرات دون دفع تكاليف كبيرة.

تمويل:
وهو النشاط المتمثل بتحديد الأموال اللازمة لأعمال المؤسسة ومصادر تأمينها وكيفية استثمارها وامتلاك القدرة والفعالية على تقييم هذا الاستثمار ثم الجرءة على الاعتراف بالأخطاء لتحقيق تلافيها مستقبلاً، وكذلك هو تأمين كل ما يلزم تنفيذ الفكرة من مواد وعدة وسواها.......

الوظائف الإدارية (أو الأفراد في الإدارة).
إن جميع الأنشطة التي تقوم بها المؤسسة انما تتم عن طريق الأفراد المنتجين والفاعلين المعول إليهم وعليهم في تحقيق المؤسسة لأهدافها وفي استمرارها ونموها، وهذا النشاط يتطلب السعي الدؤوب لاختيار أفضل العناصر البشرية وتنظيم عملهم وتحفيزها برفع الروح المعنوية لديها عن طريق تلبية ما أمكن من حاجاتها المادية والاجتماعية والمعنوية والاهتمام بتنمية قدراتها والمهارات لديها عن طريق التوجيه الفعال والتدريب وذلك بهدف رفع كفايتها الانتاجية حيث تتحقق أهداف الأفراد أهداف العمل.
ولبلوغ الأهداف المرجوه لا بد من اتباع الخطوات التالية:
· التخطيط: أي تحديد الأهداف، والتنبؤ بنتائجها وحل الأمور الصحيحة بالطريقة الصائبة.
· التنظيم: ويعني معرفة ما هو المطلوب لتأدية عمل ما، ومن عليه القيام بهذا الأمر.
· التوجيه: أي التعليم، التنسيق، التحرّك والإرشاد.
· السيطرة: وتعني المراقبة والتأكد أن كل شيء يسير تماماً للخطة الموضوعة سابقاً.
فالإدارة عملية دائرية تتساوى فيها كل الوظائف التي تعتمد على بعضها البعض مشكلة حلقة دائمة الدوران.

التخطيط

التخطيط هو أساس الإدارة البارعة، وقبل أن نضع خطة نحدد فيها ما يتوجب علينا القيام به، يجب أن نكون على بينة من هدفنا المنشور لذا ينبغي الانتباه إلى الأمور التالية:

- موقفنا من البداية قبل البدء بالتنفيذ
- أهدافنا الحقيقية واين نود أن نكون
- ما هي الطريقة التي سنستعملها لبلوغ الغاية المرتجاه
- كيف سنعلم أننا وصلنا إلى الهدف المطلوب.
ولا بد من الإشارة إلى أن معرفة الأهداف المعينة، يساعد في التخطيط لتحقيقها عبر الوسيلة الصحيحة، والتخطيط ينبغي أن يتوفر في المدير الأمور التالية:
- فهم وتحليل الوضع الراهن.
- التنبؤ بما عليه القيام به.
- اعداد طريقة معينة لتأدية العمل الذي يود انجازه
- تقييم التقدم ة وإعطاء الاقتراحات الجديدة.

فالتخطيط ببساطة هو الإعداد المقدم للأعمال المقبلة المستقبلية وهو يتضمن ما يجب عمله ومكان وزمن عمله الكيفية التي يتم بها والوسائل لتحقيق ذلك ويتم ذلك بدراسة البدائل للتصرفات المحتملة وتقييمها ثم اختيار أفضل بديل لها.

أسيس (التنظيم)
لوضع الخطة المرسومة قيد التنظيم الفعال، لا بد من تقسيم العمل وتحديد الموارد المطلوبة سواء أكانت مادية أو إنسانية، ثم توزيع المهام الأساسية بالطريقة الصحيحة.
وللتأسيس لا بد من التفكير بالأعمال التي ينبغي القيام بها مع تحديد النقاط التالية:
- المهام التي يتوجب على أحدنا انجازها.
- المواد التي سنستعملها لاتمام كل جزء من المهمة
- تحديد من عليه أن يقوم بهذه المهام
والتأسيس أيضاً لا بد للإداري أن يكون ماهراً في:
- التفكير المنطقي
- تنظيم الموارد
- اتخاذ القرارات الصائبة
إذاً الإدارة بحاجة لتنفيذ المخططات إلى وضع تنظيم للعلاقات بين الأفراد لتنسيق أعمالها وتحديد صلاحيات ومسؤوليات كل منهم.

التوجيه

يحتاج العاملون تحت غدارة ما إلى الارشادات المتواصلة، وحتى تكون أعمالهم بناءة لا بد من التأكد من أنهم يعرفون المعلومات التالية:
- الهدف الكلي للنشاط او المشروع...
- المهام التي يجب عليهم القيام بها.
- إدراك النتائج المتوقعة ازاء اتمام هذا العمل.
وعندما يفهم العاملون الأسباب الكامنة وراء تنفيذ عمل ما، يندفعون لاتمام أعمالهم بفعالية طبقاً للمقاييس المحددة، مستعملين طاقاتهم لأقصى درجة ممكنة، الأمر الذي يتطلب توجيههم عن طريق إصدار التعليمات إليهم وإرشادهم عن كيفية انجاز ما هو مطلوب منهم ضماناً لعدم الانحراف عن تحقيق الأهداف.
ولذلك ينبغي في الإداري أن يكون ماهراً في الأمور التالية:
· قيادة الناس إلى الطريق الصحيح
· اطلاع الآخرين بما عليهم القيام به
· بعث الحماس في العمال ليؤدوا أعمالهم بطريقة ممتازة.
وهو ما نسميه بوظيفة الرقابة حيث تقوم الإدارة بمتابعة عمليات الأفراد لاكتشاف الانحرافات والعمل على تصحيحها، وهو ما يعطي العمل طابع الاستمرارية.
سيطرة
وذلك من المحافظة على التيقظ لكل ما يحدث، ولكيفية حدوثه، فالسيطرة هي الوظيفة التي تنظم الخطة وتحدد زيادة الجهود أو كبح الفرامل عندما تدعو الحاجة إلى ذلك.
والسيطرة على عمل ما تتضمن تنفيذ الخطوات التالية:
· يجب تفهم العمل الذي سيؤديه الإداري، ويعرف حالته أو نوعيته وما سيؤول إليه.
· يفترض بالإداري أن تبقى عينيه مفتوحتين على كل شاردة وواردة في التفاصيل.
· يجب أن يقيّم تصرفات العاملين وأن يحكم على أعمالهم.

فالإدارة في مجمل نشاطاتها ووظائفها تقوم باتخاذ القرارات سواء أكانت استراتيجية أم تكتيكية، كما تتخذ القرارات المناسبة عندما تواجه المشاكل الإدارية المختلفة مما يقتضي العمل على حلها.
واخيراً تجدر الإشارة إلى أن العملية الإدارية تتم لجميع أوجهها ومجالاتها ضمن عوامل بيئية مختلفة تشمل العوامل الاقتصادية والاجتماعية والسياسية تتفاعل معها وتؤثر في مخططاتها وتنظيم قراراتها وفي علاقاتها مع الأفراد العاملين فيها وهذه العوامل يسند تأثيرها في المستويات الإدارية العليا نظراً لأهمية وأبعاد القرارات التي تأخذها.

المهارات الإدارية
الكفاءات الإدارية مطلب هام للتنمية الاقتصادية في المجتمعات مهما اختلفت الأنظمة الاقتصادية فيها، وهي هدف أساسي مطلوب في مؤسسات الأعمال التي تواجه تحديات كبرى.
وحتى يكون الإداري بارعاً في الإدارة عليه أن يجيد مجموعة المهارات التي قد تبدو مخيفة وصعبة بادئ الأمر، لكنها في الحقيقة تتجسد في البنود الثلاثة التالية:
· (مهارات فنية) تحليل المهارات أي حل المشاكل واتخاذ القرارات
· (مهارات فكرية) مشاركة المهارات وتعني نشر المعلومات عقد الاجتماعات وكتابة التقارير
· (مهارات إنسانية) التأثير على المهارات أي القيادة وبث الحماس في نفوس العمال.

تحليل المهارات:
فالإدارة تتعامل مع نواحي مادية ملموسة تساعد على انجاز الأعمال المعقدة بارتياح كلي، وهذا يتطلب معرفة خاصة بها وهذه المهارة ترتفع درجة أهميتها لدى الإدارة الإشرافية حيث يكون التعامل مباشرة وبشكل مستمر.

حل المشاكل:
والطريقة الفضلى لمعالجة المشاكل تكمن بالاعتراف بوجود المشكلة أولاً، ومن ثم اتباع طريقة منطقية لحلها، وفيما يلي بعض التعليمات التي تساعد على حل المشاكل:
· معرفة الأسباب التي أدت إلى بروز المشكلة.
· التفكير بالحلول المعقولة التي بإمكانها المشاركة والمساعدة في معالجة المشكلة.
· اختيار الحلول المناسبة والطريقة السليمة لتطبيقها

اتخاذ القرارات:
وهي عملية مهمة تقوم باصطفاء الخيار المناسب، فالخيارات العاجلة تتطلب التمييز بين الأمور الطارئة والأمور المهمة، ومن لا يفعل ذلك يجد نفسه غارقاً في معالجة الأمور الصغيرة، بينما تبقى الأمور المهمة دون تنفيذ وعالقة.
بالنسبة للخيارات الطويلة الأمد، يجب أولا معرفة الهدف الذي نسعى غليه، والإلمام بإيجاد الحل المناسب ثم كيفية تطبيقه.
لأن مفتاح النجاح هو اتخاذ القرارات المدروسة، خاصة أن الإدارة تتعامل مع مختلف المستويات الإدارية مع الإنسان المحور الأساسي في العملية، وهذه العلاقة نمارس بشكل دائم ومستمر وهي تتطلب مهارة عالية لدى المدربين والمشرفين لأن اتخاذ القرار ينبغي أن يكون مناسباً بالوقت المناسب إضافة إلى كونه دقيقاً جداً نظرة لكثرة المتغيرات التي تحدد سلوكه وتطبيقه في العمل.

مشاركة المهارات مع الآخرين:
لمشاركة الآخرين بأفكارهم وأفكار الإدارة، ولتزويدهم بالمعلومات، ينبغي على الإداري أن يكون بارعاً باختيار الكلمات المناسبة (وهو ما يعرف باللغة) ثم في إدارة الاجتماعات والحوارات وأخيراً في صياغة التقارير.

المشاركة (أو نشر المعلومات):
تعتمد المشاركة الفعالة على الذكاء والوضوح في التعبير بين المدير والموظف، بالإضافة إلى قابليت الموظف على الاستماع مما يعني:
· أن يكون الإداري واضحاً فيما يود قوله (الفكرة)
· نحديد الوسيلة التي سيستعملها لتبليغ رسالته.
· تبليغ الرسالة بطريقة واضحة ومفهومة من قبل الأشخاص الموجهة إليهم.
وتعتمد المشاركة السليمة على إعادة الأفكار وتكرارها بطرق متعددة، لذا من المهم التأكد من صحة وسهولة ووضوح الفكرة، أو الرسالة المنوي ارسالها.

الاجتماعات

هي الطريقة البناءة لمشاركة الناس بالأفكار، فمن خلالها يتم التمكن من معالجة المواضيع المهمة بعمق، وتسمع للآخرين ابداء الاقتراحات، ولذا ينبغي معرفة نوع الاجتماع ومثالا على ذلك:
· الاجتماعات الدائمة، وتتعلق بمشاركة الأفكار، وتحديد الجداول ، وإحاطة المشاركين علماً بالمستجدات.
· الاجتماعات لحل المشاكل حيث يعالج المشتركين المشاكل الناشئة، ويسعون إلى حلها.
غير أن الاجتماعات قد تصبح دون فائدة إن لم يتم التأكد من صحة سير الأمور التالية:
سير الاجتماعات بطريقة جيدة، ويتضمن ذلك 1) تحديد وقت معين للبدء بها، 2) عدم انزعاج المشتركين فيها، 3) وعدم سيطرة البعض على مجرياتها واستثناء الآخرين.
وللتوقف بعقد الاجتماعات، ينصح بما يلي:
· أن يعرف الحاصرون سبب وجودهم في الاجتماع
· أن يدون ما دار فيه ، ويحدد توزيع العمال والأدوار.
كتابة التقارير
تساعد كتابة التقارير الواضحة في تنظيم المعلومات المجموعة، أو تلك التي جرى البحث بها سابقاً بحيث يفهمها الجميع، وبتبقى وثيقة يرجع إليها عند اللزوم.
ولكتابة التقارير السهلة والمقروءة، لا بد من اتباع الخطوات التالية:
· معرفة سبب كتابته التقارير (الخلفية)
· الاطلاع على الأمور التي بحثت (المهمة المنفذة)
· النتائج التي تخلص إليها بعد إتمام البحث.
· الاستنتاجات والنتائج
· الاقتراحات المتعلقة بما ينبغي القيام به.

التأثير على المهارات
لا بد من معرفة أن الإدارة لا تقتصر على شخص المدير، بل تشمل العاملين معه، ومن هنا تأتي أهمية حث الموظفين وتحسين قدراتهم وتفعيل طرق وأساليب أدائهم العمل بغية الحصول على أفضل النتائج.
ولبلوغ هذه الدرجة من التأثير على المهارات الخاصة بالآخرين لا بد من أمرين: القيادة – الحث والتشجيع.

القيادة:
وتشمل أن يكون الإداري:
· عادلاً وحازماً
· أن يكسب ثقة العاملين معه.
· أن يدفع الآخرين للعمل بطريقة جيدة

ولتحقيق العدالة والحزم في نفس الوقت، لا بد من اختيار الطريقة التي ستتبع لتنفيذ ذلك، كما أنه في تشجيع الآخرين كسب لثقتهم، وتمكن تدريجي من تحقيق الأهداف.

الحث والتشجيع
وهنا ينبغي معرفة ما يدفعهم إلى العمل وهو الحاجة المادية والشعور بانهم جزء من المجتمع وتحقيق الأهداف الشخصية، ويجب أن لا ننسى أن لطريقة المعاملة تأثير كبير وعميق في نفوس الآخرين، ولذلك يجب محاولة تطبيق الأمور التالية:
· إلغاء تحمل مسؤولية الأعمال على عاتق الذين سيقومون بها (أو على الأقل اشعارهم بذلك).
· منح الآخرين الحرية بان يعملوا على طريقتهم خاصة حرصاً على تفاعلهم مع المهمة.
· الاطراء والثناء على العمل، حيث ينفذ بطريقة سليمة.
· مراقبة التصرفات السيئة مثل النفور ، الاستياء ، التحرر من الوهم واللامبالاة.
· إبداء الاهتمام بالأعمال المنوطة بالموظفين والعمال، وتشجيعهم بتذكيرهم بأن ما يقومون به هو شيء مهم، ويستحقون عليه التقدير.
· الإيجابية في التصرفات، والثبات في الأعمال والقرارات.

التفويض
لتفويض الآخرين بالأعمال لا بد من تحقق الثقة بهم وتحملهم المسؤولية، مع تحديد نوع العمل المطلوب منهم، وعندما يفوض الآخرين، يجب أن تقسم الأعمال إلى مهام ثلاث:
· المهام التي يتوجب حتماً تفويضها غلى الآخرين
· المهام التي يفترض تفويضها إلى الآخرين
· المهام التي يمتلك المفوض الصلاحيته بأن يفوض غيره بها.