إدارة وتخطيط البرامج

إدارة وتخطيط البرامج
استخدامات مختلفة للمصطلح "برنامج"
ثمة تفاوت كبير في استخدامات مصطلح "برنامج" بين المنظمات وأكثر استخداماته شيوعاً هو أن البرنامج عبارة عن مجموعة من المصادر المعدة لإنجاز هدف أساسي معين أو مجموعة من الأهداف.

هنالك أمور متشابهة وأخرى مختلفة حول كيفية استخدام المصطلح في المنظمات الربحية وغير الربحية، إذ أن المنظمات غير الربحية عادة ما تشير للبرنامج على أنها الخدمات الرئيسية المستمرة للفئات المستهدفة، أما المنظمات الربحية فعادة ما تستخدم هذا المصطلح للتعبير عن الجهود المبذولة لإقامة المشاريع الكبيرة وذات المدّة المحدودة. ويمكن تعريف البرنامج على أنه إطار عمل دائم لمجموعة من النشاطات والمشاريع التي تُقدّم من خلالها مجموعة من الخدمات للفئات المستهدفة،فالبرنامج يتمتع بديمومة أكبر من المشاريع، كما أن تخطيط البرامج غالباً ما يكون أوسع نطاقاً من تخطيط المشاريع.

الوصول إلى مفهوم شامل للبرامج


يمكن أن تبدو البرامج فكرة غير متبلورة وفي غاية الإرباك ويصعب فهمها، إذ إنه يمكن أن يكون من الصعب الإبقاء على منظور معين، غير أن البرنامج، شأنه شأن المنظمة، عبارة عن نظام مدخلات ومخرجات ونتائج، مع وجود تغذية راجعة استراتيجية مستمرة في ما بين الأجزاء. هذا النظام يؤدي إلى تكوين فهم للبرامج ويساعد بشكل ملحوظ أثناء تخطيط البرامج.


خمسة ركائز أساسية للتخطيط السليم للبرنامج


بتطبيق هذه الركائز الأساسية، تضمن المنظمة إعداد برنامج قوي وتتمكن من مواجهة العديد من التغيرات التي ستواجهها أثناء إنشاء البرنامج.

1- وجوب ارتباط البرنامج مع رسالة المنظمة


يتوجب على كل برنامج أن يرتبط بشدة مع رسالة للمنظمة بمعنى أنه على إدارة المنظمة العمل انطلاقاً من الرسالة Mission، من خلال تحديد عدد من الأهداف الكلية الأساسية التي سيؤدي تحقيقها إلى إنجاز رسالة المنظمة.

2- وجوب ارتباط تخطيط البرنامج مع التخطيط الإستراتيجي


وفقاً لطبيعة المنظمة، فإن التخطيط الإستراتيجي يتضمن، بشكل نموذجي نظرة عامة لرؤية المنظمة ورسالتها وقيمها وقضايا استراتيجية شاملة وأهداف استراتيجية (والتي تصبح في بعض المنظمات برنامجاً) وطرق تحقيق الأهداف (إن الطرق لتحقيق الأهداف غالباً ما تكون بمثابة دليل يساعد لمعرفة كيفية توافق البرنامج مع أهدافه الخاصة). ولأن تخطيط البرامج يجب أن يكون مرتبطاً مع طبيعة رسالة المنظمة، فإن تخطيط البرنامج يجب أن يرتبط بشكل وثيق مع تخطيط الإستراتيجي للمنظمة أيضاً فبعد المرحلة التي تحدد فيها عملية التخطيط الإستراتيجي الأهداف والقضايا الإستراتيجية، يمكن لمجموعة من المخططين وضع إطار عمل حول كيفية توافق الأهداف مع بعضها البعض، وغالباً ما يكون إطار العمل هذا الدليل المستخدم لإقامة برنامج جديد.

3- إشراك أعضاء الهيئة الإدارية في تخطيط البرامج


إن المسؤولية الرئيسية الملقاة على عاتق أعضاء الهيئة الإدارية تتمثل في وضع اتجاه استراتيجي للمنظمة، إذ أنه يتوجب على الهيئة الإدارية التدخل بشكل كبير في التوجيه والإشراف على الاتجاه الأولي للبرنامج، ولذلك يجب إعطاء الهيئة الصلاحية للتدخل في التخطيط الإستراتيجي للبرامج.

4- إشراك الفئات المستهدفة في تخطيط البرامج

يمكن للمنظمة أن تباشر في إجراء عملية رائعة لتخطيط البرامج بتوفير جميع الأطراف المناسبة من الهيئة الإدارية والمدير التنفيذي ومدراء البرامج والمشاريع والباحثين والمتطوعين، إلا أنه لم يتم إعطاء الفئات المستهدفة الفرصة لعرض وجهات نظرهم بالرغم من أنهم مستخدمي البرامج، وبذلك تسكون المنظمة قد وضعت مخططاً جيداً للبرامج ولكن بني على أسس قد تكون لا تلبي واقع واحتياجات الفئات المستهدفة.

لذلك على المنظمة أن تمنح الفئات المستهدفة فرصة المشاركة في تخطيط البرامج خاصةً فيما يتعلق بالآراء الأولية للبرنامج، كأهداف البرنامج وطرق تحقيق تلك الأهداف. وقد يكون من الصعب إتاحة الفرصة أمام كافة الفئات المستهدفة للمشاركة في تخطيط البرامج، ولذلك على المنظمة أن تختار عينة ممثلة لفئاتها المستهدفة للمشاركة في تخطيط البرامج.