صفات المراجع الاداري: ومجال عمله

صفات المراجع الاداري:-

يرجع اختيار الادارة للمراجع اساساً الي شعور الادارة باهمية المراجعة و امكانية المشروع ونوع المراجعة، كما يجب على من يقوم بالمراجعة الادارية ان ينظر و يفكر كرجل اداري قبل ان يكون مراجع بالاضافة الى الصفات التالية:-
1- حب الاستطلاع
أن يهتم المراجع الاداري بكل ما يقابلة و يتساءل هل هي الطريقة المثلى للقيام بالعملية او هناك طرقة افضل او تكلفة اقل.
2- القدرة على التأقلم وفقاً للظروف المحيطة
يجب على المراجع ان يكون لدية القدرة على فهم طبيعة كل نشاط و الظروف المحيط به لانه يتعامل مع انشطة ذات طبيعة مختلفة.
3- القدرة على احداث التطوير
ويقصد بها انه على المراجع تصحيح الأخطاء بتقديم التوصيات لمعالجة المشاكل و ليس فقط اكتشافها وتحسن نقاط الضعف و الحيلوله دون حدوثها في المستقبل.
4- اتساع الافق و الشمول
يقصد بها انه على المراجع التعرف على الاثار المترتبة عن توصياته على باقي الانشطة الاخرى لارتباطها مع بعضها البعض.
5- الرغبة في مشاركة الاخرين الرأي ..
ان مشاركة الموظفين و العاملين في الآراء و مناقشتهم في التوصيات يساعد ذلك المشروع في تحقيق اهدافة حيث سيدرك العاملون ان هدف المراجع خدمة المشروع وليس تصيد أخصائهم وبالتالي سيمدونه بكل المعلومات التي يحتاجها.
6- القدرة على التخيل و التصور و استخراج العرقات المختلفة في العناصر المكونة لقائمتي الدخل و المركز المالي.
7- ان يكون لدية الخلفية في حسن التعامل مع الافراد و اجراءات التحليل بما يخدم اهداف الادارة.

مجال عمل المراجع الاداري:-

ان استقلال فرع المراجعة الادارية عن باقي فروع المراجعة سواء أكانت داخلية او خارجية في كون المراجع الادارية تتناول عمليات الفحص و التحليل للمجالات التالية:-
الخطط و الاهداف.
الهيكل التنظيمي.
السياسات و الاجراءات.
وسائل الرقابة وطرقها.
طرق التشغيل و وسائله.
الموارد البشرية و المادية.
المقاييس الكمية و النوعية.
الاداء الفعلي ونتائجة.
بهذا فان المراجع الاداري يجب ان يكون له خلفية واسعة وخبرة فنية عالية وذلك ليستطيع الحكم على كفاءة وفاعلية الادارة بشكل سليم.
1- الخطط و الاهداف:-
يجب ان تكون الخطط و الاهداف واقعية ومنسجمة مع بعضها البعض مع ضرورة تقيم الخطط و الاهداف و الوسائل و الاساليب المتبعة في وضعها.
ويجب ان يركز المراجع الاداري على كل من :
- ان تكون الاهداف واضحة و محددة.
- امكانية تنفيد هذه الاهداف عملياً.
- ان تخدم الاهداف بعضها البعض اى عدم وجود تعارض بينها.
- ان تتميز الاهداف بالمرونه.
2- الهيكل التنظيمي للمنشأة:
يجب فحص الهيكل التنظيمي للمنشأة بشكل مستمر للتأكد من مدى قدرتة على تحقيق الاهداف في ظل تغير الظروف و علية ان يراعي عند الفحص مايلي:-
- مدى التوازن بين السلطة و المسئولية.
- وجود توازن في التنظيم بين المركزية و اللامركزية.
- مرونة الهيكل التنظيمي للظروف و المتغيرات و صلاحية هذه التغيرات.
3- السياسات و الاجراءات :-
ويقصد بها التحقق من سلامة عمليات اتخاذ القرارات و استنادها الى اساس سليم و تحقيقها للاهداف المرجوه منها، ويفضل ان تكون سياسات الادارة مكتوبة وذلك لفحصها و تقسيمها للتعرف على أي تضارب او ضعف فيها ويكون ذلك باتباع المراجع اختبارات دورية مفاجئة للتعرف على سلامة سير العمل في كافة الاقسام.
4- وسائل الرقابة و طرقها:
الرقابة من صميم عمل المراجع و الاقرب لتخصصه وهي التعرف على مدى سير المشروع وفقا لما هو مخطط له وتحديد الانحرافات و مسبباتها ووضع افضل الحلول لعلاجها ، وعلى المراجع الاداري مرعاة النواحي الاتية في وسائل الرقابة:
- وجود معايير لقياس الاداء الفعلي.
- ان تقارير الاداء الفعلي تصل للمسؤولين في الوقت المناسب.
5- طرق التشغيل و وسائلة:
على المراجع التعرف على الطرق التي يتم بها الانتاج و الوسائل المتبعة و كذلك التعرف على الوسائل الالية الحديثة في الانتاج وطرق التصرف في المواد الخام المستخدمة في الانتاج وهل هناك امكانية في اعادة تصنيها؟ و الوسائل المتبعة في المخزون التام و المبيعات و كيفية تحصيل قيمة المبيعات الاجله.
6- الموارد البشرية و المادية:
ويقصد بها كفاية وتوفر العنصر البشري للسعي وراء الجودة و تخفيض التكاليف و مدى ما تملكه الشركة من امكانيات مادية من اصول و مدى توافر اوجة الرقابة عليها واوجة الاستثمارات المختلفة بما يضمن المحافظة عليها و استغلالها الاستغلال الامثل.
7- المقاييس الكمية و النوعية:
على المراجع الاداري ان يكون قادرا على استخدام مجموعة من المقاييس و المعايير لتقيم مدى كفاءة و فاعلية الادارة التي تتناسب مع الظروف المحيطة و استخدامه لاساليب التحليل لمعدلات السيولة و الربحية ومعدل التقلبات من سنة الي اخرى اما البيانات النوعية تتمثل في سمعة المشروع ومعدل نمو المشروع و خطط التوسعات المستقبلية وعلاقة ادارة المشروع باصحاب راس المال وجمهور المستثمرين وعلاقة ادارة المشروع بالعالملين فيه.
كل ذلك يساعد المراجع في عملية التقييم للخطط الموضوعية ومدى توفر التمويل اللازم لخطط التوسع ومدى رغبة العاملين في تحقيق اهداف المشروع.
8- الأداء الفعلي و النتائج:
وتتمثل في النتائج التي تحصلت عليها الادارة من استخدام الوسائل و الامكانيات المتاحة ومقارنة هذه النتائج مع معايير النشاط والتعرف على الانحرافات و اسبابها ووضع الحلول الممكنة لتصحيحها.
مصادر الحصول على بيانات الأداء،:
أ التقارير المكتوبة: الوسيلة الأكثر رسمية للحصول على المعلومات حول الأداء الفعلي للعاملين.
ب التقارير الإحصائية: تقارير تتضمن المعلومات والمعطيات التي تعتمد على بيانات الأداء التي تخضع لمعالجة وتحليل إحصائي لاستخراج مؤشرات دقيقة.
ج التقارير الشفوية: تقارير تتضمن المعلومات المتعلقة بالأداء من خلال المقابلات التي تتم بين المدير المعني والمستويات الإدارية العليا، أو الاجتماعات والمؤتمرات التي تعقد لهذا الغرض.
د الملاحظات الشخصية: قيام الرئيس المباشر بملاحظة أداء المرؤوسين شخصياً للوقوف على مدى تقدمهم وحجم الجهد المبذول في الأداء ومستوى الإنجاز المتحقق.

» موسوعه المراجع الداخلى المعتمد
» برنامج الاداري المحاسبي من البرامج السورية القوية
» دورة فنون إدارة التحقيق الاداري تعقد في دبي وعمان واسطنبول وكالالمبور ولندن