إعداد تقرير المراجعة

تتمثل المرحلة النهائية للمراجعة في إعداد تقرير نهائي للتدقيق و الفحص الذي قام بهما المراجع طيـلة فترة المهمة . و يتميز هذا التقرير بالشمولية و الـدِّقة مع عرض كل الأدلة و القرائن التي تُـثبت حكم و تقدير المراجع لنظام المعلومات في المؤسسة.

و يـمكن تقسيم المرحلة النهائية للمراجعة إلى جزأين، متتالين و متكاملين، كالتالي:

أولا : الاجتماع النهائـي

ويضم كل من المراجع (فرقـة المراجعين) و العميل ، وكذا المسيرين و مختلف المسؤولين. تتجـلى أهمية الاجتماع في عرض و توضيح كل النقاط و الأدلة و الإثباتـات التي تَحصل عليها المراجع أثناء مهمته. فلابد من السماح للعميل أن يتعرف على شكوك و تحقيقات المراجع و إمكانية مناقشتها.

وبناءا على ذلك، سيحاول المراجع عرض المشاكل و التوصيات، استنادا على الأولويات ودرجة الأهمية، فعلى المراجع أن يتجنب إعطاء الأهمية لأشياء لا تستحق فهي تعتبر مشاكل وهمية –Faux Problèmes- والتي تؤدي إلى سـمعة سيئة للمراجع لعدم كفاءته في حصر جيد للأوضـاع. و عليه، يتطلب نجاح الاجتماع أو المقابلة النهائية تحضير جيد، من ناحية العرض أو عند مناقشة التوصيات: ¹

‌أ) الــــعـــرض :

يكشف، من خلاله، المراجع على كل نقاط القوى و الضعف مرفقة باستدلالات وبيانات، فلا داعـي للتأكيد و الحكم دون إثبات و دليل مستمد من تحقيق المراجعة.

أثناء العرض يتدخل جميـع المشاركين في الاجتماع، كلٌ حسب تـخصصه و مسئوليته، فهكذا يكون العرض حيويا واضحا و شفافـا.

بعد الانتهاء من العرض تأتي مرحلة حساسة ودقيقة والـمتمثلة في نقد و مناقشة توصيات و ملاحظات المراجعين، و التي غالبـا ما تكثُر فيها المعارضات و الانـتقادات.

‌ب) الــــمــعـــارضــة :

عندما يصادف المراجع معارضة من العميل، يجد نفسه أمام حالتين هما:

 إما أن يكون المراجع قادرا على الاستدلال و الاستحضار يثبت حكمه و نتائجه. وفي هذه الحالة تنتهي المعارضة مباشرة.
 وإما أن يـمتنع المراجع لعدم وجود أدلة كافية أو عدم تصنيفها وترتيبها كفاية للاستدلال بها ( ضعف تحضير الاجتماع ). وفي هذه الحالة من الأفضل عدم ذكر تلك الملاحظة أو النقطة المنتقدة في تقرير المراجعة، وذلك لصالح الطرفين. أما إذا كان المشكل خطيرا و معتبرا فمن المستحسن إيقاف الاجتماع و تأجيله ريثما يتحصل المراجع على الأدلة والقرائن الكافية قبل الإدلاء بالحكم النهائي.

لكن في كل الأحوال، سيواجه المراجع معارضة العميل دومـا، مهما كانت الظروف و التوصيات، ذلك لأن من طبيعة العميل عدم قبول النقد و الحلول المقترحة من المراجعين، مـما يدفع المراجع إلى تغيير البعض منها بقناعة طبعا.
يمكن أن نضيف سببا أخرا، يدفع العميل بمعارضة تحليـل المراجع، وهو كـون أن هذا الأخير ليس بالضرورة خبير أو أخصائي في مجال المؤسسة. مما قد يؤدي إلى اقتراح حلول غير مناسبة للمشاكل . لكن، بـوجود جو ملائم يـحول بين كل من المراجع و العميل، يـمكن أن يقترح مسؤولون في المؤسسة بعض الحلول التي توجه وتزيد من صحة التوصيات الأولية للمراجع.
واستنادا على ذلك، تُـؤخذ المعارضات و الانتقادات كمصدر قوى لتزويد المراجع بخبرة و تـحكم أكثر في الأوضاع.

هذا و قد تأخذ المعارضة وأجوبة العميل شكلا كتابيا. حيث يرسل العميل للمراجع وثيقة رسـمية تشمل كل الملاحظات و الأجوبة على التوصيات الخاصة بمهمة المراجعة في المؤسسة.

: تـقرير الـمراجعة

يـقول: L.sawyer " إنـنا لـم نـقم بعمل ما دمـنا لـم نبع شيء"

فتقرير المراجع هو الشكل النهائي و الكتابي لـمهمة المراجعة. إذ ليس من الممكن تصور مهمة تدقيق و مراجعة بدون تـقرير يكشف عن حكم المراجع في وضعية المؤسسة، حتى لو كانت هذه الأخيرة تعكس تكاملا جيدا نسبيا بين نظام المراقبة الداخلية و الأهداف المسطرة لها.

هذا ونشير إلى أن تقرير المراجعة يخضع إلى معايير و مبـادئ معمول بها لدى كل المراجعين و التي تم التطرق إليها في فقرة سابقة ( معايير المراجعة ).

فعمومـا يقوم المراجع بـحصر مواطن القوى و الضعف للنظام، كما يحدد المخالـفات و الأخطاء المكتشفة، التي من خلالها يضع التوصيات و الاقتراحات الممكنة.

وهكذا، و بعد الاجتماع النهائي الذي تـمّ فيه مناقشة جميع النقاط التي ستُذكر في تقرير المراجعة، و بعد أن يتحصل المراجع على أجوبة العميل بشكل رسـمي، يـمكن للمراجع أن يشرع في كتابة التقرير النهائي لمهمتـه.

و يختلف إعداد التقرير حسب هدف المراجعة، فنميز بين : تقرير الحصيلة للأوضـاع بصفة عـامة. وتقرير مفصل و مطول يشمل على دورات و فصول حسب نوعية تدخلات المراجع.

لكن وبصفة عامة، فالتقرير يشكل وثيقة رسمية ومصدرا للمعلومات، كما يعتبر أداة عمل للمراجعين و المسيرين، على حد سواء، و على هذا يتم توضيح في التقرير ما يلي: ¹

 تقييم نظام المراقبة الداخلية .
 الكشف عن الأوضاع السائدة، مع وجود الأدلة و القرائن الكافية للحكم النهائي عليها.
 اقتراح توصيات و توجيهات لتصحيح الأخطاء و المخالفات.

أما عن الشكل، فعموما يُـبنى على النـحو التالي :

 صفحة أو مستند الإرسال.
 فهرس؛ مقدمة؛ خلاصة.
 نص التقرير حيث نجد فيه: عرض النتائج؛ التوصيات و أجوبة العميل.
 الخاتـمة؛ خطة التحقيق و التدخلات؛ الـملاحق.